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Prozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement und Auftragsabwicklung:
von funktionalen Silos zu fließenden Prozessen im Office

Prozesse im Office sind der strategische und operative Schlüsselfaktor für jeden Unternehmenserfolg – Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu sehen, zu verstehen und zu optimieren, ist der Hebel für enorme Produktivitäts- und Leistungssteigerung.

Viele Unternehmen haben in Ihrer Produktion Lean Production eingeführt, kennzahlengetriebene Verbesserung ist in der Produktion seit Jahren übliche Praxis. Im Vergleich dazu hinken die Bürobereiche oft zurück: Gerade die abteilungsübergreifenden Prozesse sind in der unternehmerischen Praxis sehr oft geprägt von Ineffizienzen und Verschwendung – Ergebnisse von hunderten Prozessanalysen in vielen Unternehmen vieler Branchen zeigen immer wieder übereinstimmend sehr hohe Anteile an Verschwendung wie ständiges Störrauschen, Rücksprünge, nicht-produktive Zusatzaufwände, lange DLZ durch Auftragsstapel, viele Besprechungen notwendig, Doppelarbeit, usw.

Hintergrund für gegebene Defizite liegt oft in einer traditionell stark ausgeprägten Orientierung an funktionalen Abteilungen, welche die Sicht auf übergreifende Prozesse versteckt. Wenn Sie heute einen erfolgreichen Betriebsablauf gewährleisten möchten, müssen Sie eine Vision für die Zukunft haben. Unsere Experten schaffen mit Ihnen zusammen diese Vision, wir sorgen für die prozessorientierte Sicht auf die betriebliche Wertschöpfung, wir gestalten und optimieren Ihre Prozesse übergreifend und ganzheitlich zusammen mit Ihren Mitarbeitern. 

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von cleveren Digitalisierungstools, die Ihre Prozessperformance auf das nächste Level heben – dabei gilt: Digitalisierung nicht um der Digitalisierung willen, sondern clevere, wirtschaftliche Digitalisierungslösungen: Digitalisierung unbedingt, aber auch nur da wo sie sich rechnet und konkrete, mess- und spürbare Vorteile bringt.

Seit über 20 Jahren haben wir in vielen Prozessmanagement-Projekten in Industrie und Dienstleitungsunternehmen einen umfangreichen Erfahrungsschatz zu Prozessoptimierung aufgebaut. Profitieren Sie von diesem Erfahrungsschatz und erreichen Sie:

  • Um über 20% gesteigerter Produktivität im Office (in einzelnen Bereichen sogar über 50%),
  • im Mittel 30% reduzierten Prozess-Durchlaufzeiten,
  • konkreten, handfesten Wettbewerbsvorteilen und
  • zufriedenere Mitarbeiter.

Von Trouble Shooting, Störrauschen und Verschwendung hin zu fließenden, effizienten Prozessen. Kern des Prozessmanagements ist die Sicht auf die Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg, weil Verschwendung und Durchlaufzeiten an den Schnittstellen, durch die Reibungsverluste zwischen den Bereichen entstehen.

Prozessmanagement – von Störrauschen, Verschwendung und langen Durchlaufzeiten zu fließenden Prozessen

Probleme und Defizite der Ausgangssituation – typische Aussagen unserer Kunden:

  • „In unserer Organisation gibt es ein ständiges Grundrauschen.“ (Leitung Logistik)
  • „Es ist ja nicht so, dass wir unsere Aufträge nicht meistens pünktlich und qualitätsgerecht raus bekommen – aber mit welchen Handständen und welcher unproduktive Aufwand dafür notwendig ist, das weiß keiner wirklich.“ (Geschäftsführung)
  • „Ich sitze zu mindestens 2/3 meiner Arbeitszeit in Meetings. Dass kann keine Wertschöpfung sein.“ (Leitung Vertriebsinnendienst)
  • „Auch wenn ich es nicht quantifizieren kann – wenn ich mir unsere Prozesse und Abläufe im Bürobereichen anschaue, habe ich das Gefühl, dass da noch jede Menge Verbesserungspotenzial drinnen ist.“ (CEO eines großen Maschinenbaunternehmens)
  • „Unsere Gemeinkosten, speziell der Vw-Vt-Zuschlag, kennt seit Jahren nur eine Richtung: nach oben.“ (Leiter Controlling und Finanzen)

Prozessmanagement heißt, Prozesse ganzheitlich, von Kunden zu Kunde zu betrachten – und nicht „nur“ einzelne Aufgaben in Abteilungen. Weil: Prozesse, nicht Abteilungen, sind der Kern der betrieblichen Wertschöpfung. Unternehmensleistungen werden immer in Prozessen, im Zusammenspiel verschiedener Abteilungen, Bereiche, Büros erzeugt.

Und die einheitliche Erfahrung aus einer Vielzahl Projekten, aus über 20 Jahren Praxis in vielen verschiedenen Unternehmen und Branchen zeigt: die meiste Verschwendung entsteht immer an den Schnittstellen zwischen Abteilungen, durch Reibungsverluste, Intransparenzen, Koordinationsprobleme im Zusammenspiel der vielen verschiedenen Bereiche entlang des übergreifenden Prozesses. Und während viele Abteilungen sich in der Vergangenheit bereits optimiert haben, können wir zusammen mit Ihren Mitarbeitern sehr oft sehr hohe Potenziale zur Produktivitätssteigerung, Durchlaufzeitreduktion durch die ganzheitliche Prozessgestaltung realisieren. 

Aufgrund dieser sehr oft vorhandenen sehr erheblichen Potenziale, die durch eine rein abteilungsorientierte Betrachtung nie realisierbar wären, ist Prozessmanagement in vielen Fällen der beste und wirksamste Ansatzpunkt überhaupt, um messbare, große Verbesserungsergebnisse in den Bürobereichen zu erreichen.

Erst durch die abteilungs-übergreifende Prozesssicht werden Sie den wahren Kern Ihrer Office-Verschwendung erkennen.

Und Verschwendung erkennen heißt, man kann Verschwendung eliminieren.

Von Trouble Shooting, Störrauschen und Verschwendung hin zu fließenden, effizienten Prozessen. Kern des Prozessmanagements ist die Sicht auf die Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg, weil Verschwendung und Durchlaufzeiten an den Schnittstellen, durch die Reibungsverluste zwischen den Bereichen entstehen.

  • Prozessworkshops und Prozess-KVP: Prozessverantwortliche und KVP-Teams 
    In Prozessworkshops mit Mitarbeitern wurden Prozesse unter die Lupe genommen, hohe Anteile Verschwendung identifiziert und umfangreiche Verbesserungsmaßnahmen auf den Weg gebracht. Prozessverantwortliche wurden definiert und geschult, die mit Hilfe von Prozesskennzahlen, Prozess-KVP-Teams und Office-SFM auch nach dem Projekt an der kont. Verbesserung der Prozesse arbeiten. Ergebnisse: Produktivität zweistellig gesteigert, Durchlaufzeiten deutlich reduziert. (2017, Möbel-Hersteller, 700 MA)
  • Optimierung Prozess Auftragsabwicklung
    Projektinhalte: Prozessworkshop, Kundenprojektmanagement, Angebotsverwaltung, Kalkulationsschema und Zuschlagssätze.
    Ergebnisse: Verlässliche Termine, bessere Qualitätsleistungen, Qualität der Dienst-/ Serviceleistungen ermöglichen harte, durch Kunden wahrgenommene Wettbewerbsvorteile und waren Basis für Umsatz-/ Margenwachstum. (2015, Blechbearbeitung, 340 MA)
  • Office 4.0, Prozessgestaltung/-verbesserung
    Clevere und wirtschaftliche Digitalisierungs-Lösungen im Einsatz, z.B. Tablets Vt-Außendienst zur Auftragserfassung, IT-Tool zur Transportplanung, Document Capture unterstützt bei Auftrags-Erfassung, Simulationstool Kapazitätsplanung erlaubt valide Lieferzeitaussage. (2019, Maschinenbau, 2.000 MA)
  • Streamlining und Digitalisierung Controllingprozess
    Workshop zur Effizienzsteigerung Prozess Datenerfassung für Monats-/ Quartals- und Jahresreporting in einem Konzern. Lösungen: Streamlining der Daten auf tatsächlich Notwendiges, Ersatz der Excel-Lösung durch App-basierte Lösung. Aufwand im Prozess konnte um mehr als 40% reduziert werden. (2017, Hightech, 8.000 MA)
  • Digitaler Prozess kundenspezifische Anpassungskonstruktionen
    PLM-System und Variantenkonfiguration reduzieren Durchlaufzeit Office um 75%, Kapazitätsbedarf je Konfigurations-Auftrag um mehr als 1/3 reduziert. (2018, Maschinenbau, 1.900 Mitarbeiter)
  • Ablauf-/ Aufbauorganisation und Digitalisierung Prozess Auftragsabwicklung
    Einführung eines segmentierte Order Centers, integrierte Digitale Tools (RPA, Document Capture) schaffen nahtlosen Prozess Auftragsabwicklung von Angebot bis Erstellung FAUF und Überwachung Produktionsfortschritt. Reduktion manueller Aufwand um mehr als 50%. (2017, Hightech, 5.300 MA)
  • Redesign, Digitalisierung Prozess Kundenreklamationsabwicklung
    Abteilungsübergreifender Prozessworkshop. Zusammen mit Beratern aus unserem Fachbereich Qualität wurde Ablauf und Organisation komplett neu gestaltet, vorhandene Excellösungen für Rekla-Verwaltung und -nachverfolgung durch automatisierte Digitalisierung ersetzt. Ziel-Kundenantwortzeiten „100% am nächsten Werktag“ realisiert. Aufwand für Verwaltung und Nachverfolgung: von 3 FTE auf 2 FTE reduziert. (2016, Hersteller Verpackungsmaschinen, 850 MA)
  • Reorganisation Auftragsabwicklung
    Relaunch des Kunden-Projektmanagement (Abwicklung hoch komplexer kundenspezifischer Sonderprodukte). (2012, Kunden-Projektfertiger, 120 MA im Untersuchungsbereich)
  • Prozessorientierte Reorganisation
    (2002, Finanzdienstleister, 2.000 MA)

Schnittstellenpro-bleme entlang der Prozesse verursachen 75% der Verschwendung und Blindleistung im Office

Prozesse abteilungs-übergreifend sehen, verstehen und optimieren

Ganzheitliche Prozesssicht, abteilung-sübergreifende Optimierung realisiert erhebliche Verbesserungs-potenziale

Hier finden Sie beispielhaft einige typische Inhalte, Themenstellungen und Ergebnisse unserer Kundenprojekte.

Prozessoptimierung erschließt viele Potenziale, harte Kennzahlen wie gesteigerte Arbeitsproduktivität und reduzierte Durchlaufzeiten. Aber Prozessorientierung bedeutet vor allem auch Vorteile durch „weichere“ Faktoren wie Aufbau von Wettbewerbsvorteilen und höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Potenziale durch Prozessoptimierung – Beispiele aus unserer Projektarbeit

Prozessmanagement führt nicht nur zu internen Effizienz- und Produktivitätsvorteilen und zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit. In vielen Projekten sind externe Effekte die entscheidenden Vorteile: beherrschte Komplexität und vom Kunden wahrgenommene, honorierte Wettbewerbsvorteile waren direkt verknüpft mit mehr Umsatz und höheren Gewinnmargen.

Mitarbeiterproduktivität Office-Bereiche

  • Lean Office Projekte führen zu hohen Produktivitätssteigerungen. Die Reduktion von Verschwendung und Digitalisierungs-Tools erlaubt Mehrdurchsatz bei konstanten Personalkapazitäten.
  • Verbesserte Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen und Bereiche hinweg reduziert die oft extrem hohen Anteile an versteckter Verschwendung durch Doppelarbeit, Blindleistung, Rücksprünge und Fehlerkorrekturschleifen in den Büroprozessen.
  • Clevere Digitalisierung in Office Prozessen zum Beispiel durch Einsatz von Process Mining, Robotic Process Automation, Document Capture entlastet Mitarbeiter von täglichen Routineaufgaben und erlaubt mehr Mitarbeiterkapazitäten für die Bearbeitung von komplexen, kreativen Aufgaben, bzw. lenkt mehr Kapazitäten auf die richtige, vollständige Bearbeitung von Ausnahme- und Problemfällen (first time right). Digitalisierung im Office kann Ihnen erhebliche Wirtschaftlichkeits- Zeit- und Qualitätsvorteile bringen und ist ein starker Faktor für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit jedes Unternehmens.

Durchlaufzeit und Lieferzeit, Lieferperformance

  • Bis zu 95% der Durchlaufzeiten in Office-Prozessen sind reine Liege- und Wartezeiten an Schnittstellen und Übergängen an Verantwortungsbereichen.
  • Konsequentes Arbeiten an Prozessen reduziert Durchlaufzeiten um bis zu 75% und sorgt für zuverlässige Termineinhaltung und -zusagen ohne interne Feuerwehrmaßnahmen.

Wettbewerbsvorteile, Umsatz und Margen

  • Lieferzeit als strategische Waffe im Wettbewerb: reduzierte Lieferzeiten durch optimierte Prozesse sind in vielen Branchen klarer Wettbewerbsfaktor und Vorteil gegenüber langsameren Marktbegleitern. Und resultieren in mehr Marktchancen und höheren Umsätzen.
  • Komplexität beherrschen – bessere Qualität der Kundeninteraktion in Dienst-/Serviceleistungen und der Zusammenarbeit in Kundenprojekten: Erfolgsfaktor für viele europäische Unternehmen und vor allem Unternehmen in DACH-Region ist es, das Besondere, ganz spezielle Kundenanforderungen zu bedienen und zu beherrschen. Simpel formuliert: „Einfachen Standardprodukte werden schon längst in Low Cost-Ländern gemacht, wir hier können das, was kein anderer mehr hinbekommt.“
    Prozessmanagement führt zu effizienten, schnellen und störungsrobusten internen Prozessen. Prozesse mit denen Ihre Organisation hohe Komplexität effizient beherrscht. Ihr Pay off: nicht nur höhere interne Produktivität sondern vor allem auch interne Kernkompetenzen, die Ihre Kunden spüren und wahrnehmen. Und durch höhere Umsätze und geringere Preissensibilität honorieren. 

Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung

  • Praxiserfahrung aus vielen erfolgreichen Projekten in über 20 Jahren: stabile Prozesse ohne permanentes Störrauschen, klare Verantwortungen auf Aufgaben, neue Organisationsformen und Bürolayouts, Mitarbeiter-Enablement durch Teamstrukturen und KVP-Runden führen zu mess- und spürbarer Verbesserung der Mitarbeitermotivation.

Prozessoptimierung erschließt viele Potenziale, harte Kennzahlen wie gesteigerte Arbeitsproduktivität und reduzierte Durchlaufzeiten. Aber Prozessorientierung bedeutet vor allem auch Vorteile durch „weichere“ Faktoren wie Aufbau von Wettbewerbsvorteilen und höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Es kann „kein Schema F“ geben. Weil jedes Unternehme, jede Ausgangssituation anders ist. Um Ihnen ein Einblick zu ermöglichen, wie individuell wir das Thema Prozessorientierung angehen, finden Sie hier einen Überblick über mögliche Vorgehensweisen:

  • Prozessworkshop: Schnell, wirksam, fokussiert. Die Minimalvariante.
  • 5-Punkte-Plan Prozessmanagement: die Version der Wahl für KMU – aggregiert aufs wesentliche, um Prozesse zu definieren, zu optimieren und Prozess-KVP einzuführen.
  • Roadmap Office 4.0: legt einen speziellen Schwerpunkt auf Chancen aus Digitalisierung im Kombination mit Prozessmanagement
  • Lean Office 4.0 Transformationsprogramm: Der komplette Methodenbaukasten und ein agiles Projektmanagement für große Lean Office 4.0 Transformationen. Mit dem wir für jedes Unternehmen, jede Situation ein abgestimmtes, effizientes und wirtschaftliches Vorgehen gestalten können.
Prozessworkshop: schnelle Verbesserung erkannter Problemschwerpunkte

Der abteilungsübergreifende Prozessworkshop inkl. kurzer Vorbereitung und anschließender Umsetzung ist immer Kern jedes Projekts zu Prozessverbesserung und wird oft Stand-Alone zur schnellen wirksamen Verbesserung bekannter Prozessprobleme angewendet. Die Methodik hat sich in über 25 Jahren und in hunderten Anwendungsfällen bewährt und verfeinert. Erfolgsfaktor ist die abteilungsübergreifende Beteiligung von Mitarbeitern: die eigenen Mitarbeiter sind die besten Experten für Probleme, tatsächliche reale Abläufe (nicht dokumentierte Soll-Prozesse) und Verschwendung. Und die Erfahrung zeigt: Soll-Prozesse und Lösungsansätze, die unter Beteiligung der betroffenen Mitarbeitern erarbeitet werden, funktionieren besser und haben deutlich bessere Akzeptanz als theoretische Ideen vom Reißbrett.

5-Punkte-Plan Prozessorientierung

5-Punkte-Plan ist ein Auszug aus unserem „großen“ vollständigem Methodenbaukasten Prozessmanagement – individuell angepasst auf kleinere, mittlere Unternehmen, die das Thema Prozessorientierung, im Office ganzheitlich und vollständig angehen wollen.

Schaubild: 5 Punkte Plan Prozessorientierung
Roadmap Office 4.0

Die Roadmap Office 4.0 legt mit der zusätzlichen vertieften Analyse und Erfassung von bestehenden IT- und Softwaresystemen, mit Schnittstellen und Verschwendung / Potenzialen einen zusätzlichen Schwerpunkt auf die Chancen und Möglichkeiten durch Prozess-Digitalisierung. In Strategie-Workshops werden Chancen und Entwicklungsrichtungen definiert, die dann in den folgenden Prozessworkshops konkretisiert und detailliert werden. Erfolgsfaktor: durch dieses kombinierte Vorgehen erreichen wir, dass die Digitalisierung immer Hand in Hand geht mit der Optimierung und Gestaltung der Prozesse – simpel gesprochen: Prozesse und Digitalisierung gemeinsam entwickeln, statt schlechte Prozesse mit Digitalisierung zu schlecht digitalisierten Prozessen entwickeln.

Lean Office 4.0 Transformationsprogramm: 3 Phasen, agiles Projektmanagement und Methodenbaukasten je Phase

Für große Unternehmen und für alle Fälle, in denen die oben beschrieben Vorgehensweisen nach vordefinierten Pfaden nicht passen, greifen wir zurück auf unser generischen Blue Print für Lean Office 4.0 Transformationsprogramme. Im Rahmen der drei Phasen legen wir mit Ihnen zusammen fest, welche Projekinhalte für Ihr Unternehmen welchen Beitrag zur Zielerreichung haben und wirtschaftlich sinnvoll sind.

Phasenmodell mit 3 Phasen
  •  Quick Check vorab
  • Phase 1: Transparenz Ausganssituation und Ziele – Ausgangssituation mit ZDF konkretisieren und Ziele / Inhalte für die Umsetzung. Dabei gilt: nicht analysieren um des Analysierens willen. Jede Analyse muss zielgerichtet einen Mehrwert für die folgende Verbesserung bringen.
  • Phase 2: Projektarbeit Verbesserung – die eigentliche Verbesserung wird im Rahmen strukturierter Projektarbeit umgesetzt. Ansatzpunkte umfassen schnelle lokal wirksame Basisverbesserungen wie 5S, Büroorgnisation, über die eigentlich Prozessverbesserung im Rahmen von Prozessworkshops, bis hin zur „großen“ prozessorientierten Reorganisation, z.B. dem Aufbau von segmentierten Order Centern.
  • Phase 3: Lean Office System – kontinuierliche Verbesserung auch nach Ende des Projektes.
    Agiles Projektmanagement
  • Jede Phase konkretisiert Inhalte, Vorgehen, Ziele, Potenziale und Aufwand der jeweils nachfolgenden Phase
Methodenbaukasten je Projektphase
  • Enthält Methoden, Ansätze und Leitlinien, Schulungsunterlagen für jede Phase
  • Welche Methoden, Ansätze/ Entwicklungsrichtungen zur Verbesserung in welchen Phasen anzuwenden sind, …
  • … wird agil, im Zuge des Projektfortschritts immer zusammen mit dem Kunden auf die gegebene Themenstellung hin angepasst und konkretisiert.

Diese Grafik zeigt Ihnen einen Überblick über Vorgehen und die Bandbreite möglicher Inhalte / Schwerpunkte in den einzelnen Phasen.

Es kann „kein Schema F“ geben. Weil jedes Unternehme, jede Ausgangssituation anders ist. Um Ihnen ein Einblick zu ermöglichen, wie individuell wir das Thema Prozessorientierung angehen, finden Sie hier einen Überblick über mögliche Vorgehensweisen:

Gerne beantworten wir Ihre Fragen:

Simon Glück Senior Consultant Operations Manager

Simon Glück

Senior Consultant
Operations Manager

Telefon: +49 (0) 89 23032325

E-Mail: sglueck@leonardo-group.com

Jörn Tegtmeyer - Geschäftsführender Gesellschafter Leonardo Group GmbH

Jörn Tegtmeyer

Geschäftsführender Gesellschafter
Managing Partner

Telefon: +49 (0) 89 23032325

E-Mail: jtegtmeyer@leonardo-group.com