Was ist eine Makigami Prozessdarstellung?

Makigami ist eine Darstellungsform und dient der Visualisierung im TPM-Prozess.

Die Makigami-Prozessdarstellung kann benutzt werden, um Unternehmensprozesse jeder Art zu
visualisieren und zu analysieren, wie Schnittstellen zwischen internen und externen Fachabteilungen.
Insbesondere eignet sich dieses Verfahren zur Elimination von Verlusten in administrativen Abläufen
bzw. im Büro, wo die Prozesse im allgemeinen weniger transparent sind.
Die sogenannten “sieben tödlichen Verluste für Büros” und die Darstellung der Prozesszeiten verhilft
beim Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen.

“Sieben tödliche Verluste für Büros”

1. Mängel (Fehler- oder lückenhafte Informationen)
2. Warten (auf Daten, aus anderen „Bereichen“)
3. Prüfen (Unterschriften sammeln)
4. Nachbearbeiten (kopieren, verändern)
5. Lagern und Stapeln (Aktenstapel, etc.)
6. Überbearbeiten (suchen, nicht vereinheitlichte Verfahrensweisen)
7. Bewegen (Unterlagen die herum geschoben werden, unlogische Ablagesysteme)

1996 wurde die erste Darstellung, die “Mutter der Makigami” von Okamura am Fujico (Japan) erstellt. Sie wird seither stetig weiter verbessert.

Die europäische Version dieser Makigami musste stark modifiziert werden, alleine schon wegen der waagerechten Schreibweise.

Optimierungsprojekte nach der Makigami-Methode
können grob in drei Phasen unterteilt werden:

Analysieren und Visualisieren Sie den IST-Zustand

• In dieser Phase sollten Sie folgende Fragen stellen:
• Wer macht was?
• Welche Dokumente/Kommunikationsmittel werden genutzt?
• Wie lange dauert der Prozessschritt?
• Welche Probleme/Verschwendungen fallen während des Prozesses an?

Erarbeiten und Visualisieren Sie den idealen SOLL-Zustand bzw. Ihre Vision

• In dieser Phase müssen Sie DIE Frage stellen:
• Wie stelle ich/wir uns den idealen Prozess vor, wenn ich/wir
• die ganzen externen Anforderungen an unseren Prozess (auf den ersten Blick) weglassen?
• Sie sollten also erst einmal eine Sichtweise einnehmen, die eher Ihren eigenen Wünschen als der Realität entspricht.

Entwickeln Sie einen Verbesserungsprozess und Umsetzungsplan zur Erreichung des SOLL-Zustandes 

• In dieser Phase sollten Sie einen neuen Prozess gestalten, indem Sie äußere Einflüsse,
  wie z.B. Ihre Kunde oder interne Gegebenheiten, mit in Betracht ziehen.

Quellen: makigami.info, leanmagazin.de, mainproject.eu