Microsoft 365 Beratung
Alles da, wenig genutzt. Wir machen daraus ein Arbeitssystem.
Digitalisierung und KI
Microsoft 365 Beratung: Ihre Lizenzen sollen arbeiten
Im Mittelstand ist Microsoft 365 fast überall längst im Haus. Teams, SharePoint, Planner und Power Automate sind bezahlt. Im Alltag läuft trotzdem vieles über E-Mail, Dateianhänge und den kurzen Zuruf, und jede Abteilung hat sich ihren eigenen Weg gesucht. Das kostet jeden Tag Zeit beim Suchen und Nachfragen. Teuer wird es spätestens, wenn eine Kollegin im Urlaub ist und niemand an ihre Unterlagen kommt.
In unserer Microsoft 365 Beratung beginnen wir bei Ihren Abläufen. Gemeinsam klären wir, wie Informationen, Aufgaben und Dokumente durch das Unternehmen laufen sollen. Danach richten wir die Werkzeuge daran aus und legen verbindliche Regeln fest. Neue Software brauchen Sie dafür in der Regel nicht.
Woran Sie es merken
Woran Sie sehen, dass Microsoft 365 unter seinen Möglichkeiten bleibt
01
Eine Datei, drei Fassungen
Das Angebot hängt an einer E-Mail, liegt als Kopie im OneDrive und noch einmal im Teams-Ordner. Welche Fassung gilt, weiß nur, wer zuletzt daran gearbeitet hat.
02
Projekte im Gruppenchat
Absprachen laufen in Chats mit wechselnder Besetzung. Wer später ins Projekt kommt, findet die Entscheidung von letzter Woche nicht mehr.
03
Aufgaben ohne Absender
Was im Meeting vereinbart wurde, steht im Protokoll, im Chat oder nirgends. Ob es erledigt ist, zeigt sich erst, wenn jemand nachhakt.
04
Teams wächst ohne Plan
Jeder darf Teams und Kanäle anlegen, die Namen folgen keiner Regel. Nach einem Jahr weiß niemand mehr, welcher Bereich noch gebraucht wird.
Erst der Ablauf, dann die App
Viele Einführungen starten bei der Software. Lizenzen werden verteilt, Funktionen geschult, und am Ende greift jeder zu dem Werkzeug, das er schon kennt. Wir gehen den umgekehrten Weg. Zuerst sehen wir uns an, wie ein Auftrag, eine Freigabe oder ein Projekt heute durch Ihr Haus läuft. Dafür nutzen wir Makigami, eine Methode aus dem Lean Office, die Büroabläufe über Abteilungsgrenzen hinweg sichtbar macht. Erst danach entscheiden wir, welches Werkzeug welchen Schritt übernimmt.
Die Schicht über dem ERP
In der Fertigung ist die Ordnung klar: Maschinen und Steuerungen unten, darüber MES und ERP. Für das, was zwischen den Menschen passiert, gibt es oft keinen festen Ort. Abstimmung, Dokumente, Aufgaben und Wissen landen irgendwo. Diesen Platz bekommt bei uns Microsoft 365: Teams für die Kommunikation, SharePoint für Dokumente, Planner für Aufgaben und Power Automate für Handgriffe, die sich wiederholen.
Ordnung vor Copilot
KI verstärkt, was sie vorfindet. Microsoft 365 Copilot arbeitet mit den Inhalten, für die ein Nutzer berechtigt ist. Liegen dort Dubletten, alte Stände und Chats ohne Zusammenhang, bekommen Sie genau das zurück, nur schneller. Eine saubere Ablage, klare Kanäle und eindeutige Zuständigkeiten sind deshalb die beste Vorbereitung auf KI im Büro.
So läuft die Microsoft 365 Beratung: verstehen, verändern, verankern
Verstehen
Wir nehmen zwei bis drei Kernabläufe auf, etwa Angebot, Auftrag oder Projekt, und prüfen, wie Teams, SharePoint, Planner und Postfächer heute genutzt werden. Sie sehen, wo gesucht, doppelt abgelegt und nachgefragt wird.
Verändern
Mit der Führung legen Sie fest, welcher Kanal wofür gilt, wo Dokumente liegen und wer eine Aufgabe verantwortet. Ein Bereich arbeitet im Pilot danach. Wir starten bei rund 80 Prozent und schärfen nach, was im Alltag hakt.
Verankern
Schulung an Ihren echten Abläufen, Ansprechpartner in jedem Bereich und ein fester Termin, an dem wir prüfen, ob die Regeln greifen. Danach folgen die übrigen Bereiche.
Ergebnisse
Was sich nach der Microsoft 365 Beratung messen lässt
Die Wirkung zeigt sich in Zahlen, die Microsoft 365 selbst liefert. Vor dem Start legen wir mit Ihnen fest, welche davon Sie verfolgen. Bewährt haben sich der Anteil der Dokumente, die zentral in SharePoint statt lokal liegen, der Anteil der Aufgaben, die im Planner statt auf privaten Listen stehen, und die Zahl interner E-Mails mit Dateianhang.
Im Alltag merken Sie es früher. Es wird weniger gesucht und weniger nachgefragt, neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller zurecht, und eine Vertretung kann im Urlaub tatsächlich weiterarbeiten.
Was nicht dazugehört
Wir ersetzen keine Kernsysteme, wechseln keine Plattform und programmieren keine Speziallösungen außerhalb der Standardfunktionen. Der Standard hat Vorrang, weil er bei jedem Update weiterläuft. Zusätzliche Lizenzen oder Fremdprodukte sind erst ein Thema, wenn das Vorhandene ausgeschöpft ist.
Passend dazu: die Schulung Microsoft 365 prozessorientiert, Prozessmanagement und Auftragsabwicklung und unsere Lean Office Beratung.
Leistungen
Was Sie am Ende in der Hand haben
Fachlich verantwortet unsere Microsoft 365 Beratung Michael Meiss, Lean Master und Six Sigma Black Belt mit Schwerpunkt Microsoft 365. Je nach Umfang liefern wir Ihnen diese Bausteine.
01
Spielregeln für die Kommunikation
Wann E-Mail, wann Kanal, wann Chat, wann Telefon. Kurz genug, dass jeder sie im Alltag nachschlägt.
02
Struktur für Teams und Kanäle
Wer Teams anlegt, wie sie heißen, welche Kanäle jedes Team bekommt und wann es archiviert wird.
03
Ablage in SharePoint
Bibliotheken mit Metadaten statt tiefer Ordnerbäume. Für jeden Inhalt gibt es einen führenden Ort, gefunden wird über Filter.
04
Standard für Aufgaben
Jede Aufgabe hat im Planner eine verantwortliche Person, einen Termin und den nötigen Zusammenhang.
05
Schulungskonzept
Trainings an Ihren Abläufen, Unterlagen für neue Mitarbeitende und feste Ansprechpartner in den Bereichen.
06
Maßnahmenplan
Welche Bereiche wann folgen, was als Nächstes automatisiert wird und welche Fragen, etwa zum Einsatz von KI-Werkzeugen, noch offen sind.
360-Grad-Check
Wo Ihr Team in Microsoft 365 Zeit verliert, zeigt ein Tag vor Ort
Der 360-Grad-Check ist kostenfrei und unverbindlich. Danach wissen Sie, welcher Ablauf den größten Hebel hat und womit Sie anfangen.
Häufige Fragen
Was uns zur Microsoft 365 Beratung gefragt wird
Wann ist der Chat in Teams die richtige Wahl?
Für kurze Absprachen zwischen einzelnen Personen, die später niemand nachlesen muss. Sobald ein Projekt, ein Kunde oder mehrere Beteiligte betroffen sind, gehört das Gespräch als Beitrag in den passenden Kanal. Dort finden es auch Kolleginnen und Kollegen, die später dazukommen.
Was gehört ins OneDrive, was ins Team?
OneDrive ist Ihr persönlicher Schreibtisch für Entwürfe, an denen nur Sie arbeiten. Was andere brauchen oder was während Ihres Urlaubs weiterlaufen muss, liegt im Team in SharePoint und wird als Link geteilt.
Wer sollte neue Teams anlegen dürfen?
Das legen wir gemeinsam fest. Bewährt hat sich ein kleiner Kreis, der Teams nach einer Namensregel und mit festen Standardkanälen anlegt. So bleibt die Struktur auch nach Jahren übersichtlich.
Brauchen wir zusätzliche Lizenzen oder Software?
Meistens nicht. Viele Unternehmen nutzen nur einen Teil dessen, was ihre Lizenzen schon enthalten. Das schöpfen wir zuerst aus. Über Ergänzungen sprechen wir erst, wenn ein Ablauf sie wirklich verlangt.
Womit fängt ein Projekt an?
Mit einem Lastenheft, das festhält, was das Projekt leisten soll und was ausdrücklich nicht. Danach arbeitet ein Bereich als Pilot. Den Plan für das ganze Unternehmen erstellen wir erst, wenn der Pilot zeigt, was funktioniert.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihr Microsoft 365
Ein Anruf reicht, um herauszufinden, ob wir zueinander passen. Sie schildern uns, woran es gerade hakt, wir sagen Ihnen offen, ob wir dafür die Richtigen sind. Wenn ja, schlagen wir einen ersten Schritt vor. Wenn nein, sagen wir Ihnen auch das.
- Telefon+49 (0) 89 230323-25
- E-Mailinfo@leonardo-group.com
- Ihr AnsprechpartnerOliver Ballhausen, Geschäftsführender Gesellschafter
- AdressenLeopoldstr. 8 bis 10, 80802 München
Rudolf-Diesel-Ring 4a, 82266 Inning am Ammersee
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