Prozessmanagement und Auftragsabwicklung

Prozessmanagement im Office: von Abteilungsinseln zu durchgängigen Abläufen

Administrative Bereiche

Prozessmanagement über Abteilungsgrenzen hinweg

In der Produktion ist kennzahlengetriebene Verbesserung seit Jahren Alltag. Im Büro hinkt sie oft hinterher. Dabei entstehen dort große Teile der Personalkosten und der Lieferzeit. Ein Auftrag läuft vom Angebot über Konstruktion, Planung und Einkauf bis zur Rechnung durch viele Hände. Jede Abteilung arbeitet für sich ordentlich, trotzdem wartet der Vorgang die meiste Zeit irgendwo zwischen zwei Schreibtischen.

Prozessmanagement schaut deshalb auf den ganzen Weg, vom Kunden zum Kunden. Wir gestalten Geschäftsprozesse und Auftragsabwicklung gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden neu und setzen Digitalisierung dort ein, wo sie sich messbar rechnet.

Woran Sie es merken

Woran Sie erkennen, dass Prozessmanagement fehlt

Ständiges Grundrauschen

Rückfragen, Nacharbeit und Eilaufträge prägen den Tag. Die Aufträge gehen meistens pünktlich raus, aber niemand weiß, wie viel unproduktiver Aufwand dahintersteckt.

Zwei Drittel der Zeit in Meetings

Abstimmungen ersetzen klare Abläufe. Führungskräfte im Innendienst sitzen mehr in Besprechungen als an ihrer eigentlichen Aufgabe.

Gemeinkosten kennen nur eine Richtung

Der Zuschlag für Verwaltung und Vertrieb steigt seit Jahren. Woran das liegt, kann keiner genau beziffern.

Das Gefühl, da geht mehr

Viele Geschäftsführer spüren großes Potenzial in den Bürobereichen, ohne es benennen zu können. Genau hier setzt eine Prozessaufnahme an.

Hintergrund

Die Verschwendung sitzt an den Schnittstellen

Prozesse sind der Kern der Wertschöpfung, Abteilungen nur ihre Organisation. Leistung für den Kunden entsteht immer im Zusammenspiel mehrerer Bereiche. Aus vielen Prozessanalysen wissen wir: Rund drei Viertel der Verschwendung im Office entstehen an den Übergängen zwischen Abteilungen. Bis zu 95 Prozent der Durchlaufzeit eines Büroprozesses sind reine Liege- und Wartezeit.

Prozessmanagement im Office: Team bespricht Abläufe an Unterlagen

Viele Abteilungen haben sich bereits gut optimiert. Prozessmanagement setzt deshalb am Zusammenspiel an. Doppelarbeit, Rücksprünge, Fehlerschleifen und Auftragsstapel verschwinden erst, wenn alle Beteiligten den gemeinsamen Ablauf sehen.

Sehen lernen im Büro

In der Fabrik sind Material, Wege und Wartezeiten sichtbar. Im Büro stecken sie in Postfächern und IT-Systemen. Deshalb zählen in Lean-Administration-Projekten Beteiligung und Überzeugung der Mitarbeitenden noch mehr als in der Produktion. Lösungen, die das Team selbst erarbeitet, funktionieren besser und werden gelebt.

Digitalisierung im Prozessmanagement

Process Mining macht Abläufe sichtbar, Document Capture und Robotic Process Automation nehmen Routinearbeit ab, PLM und Variantenkonfiguratoren beherrschen Komplexität. Wir entwickeln Prozesse und Digitalisierung gemeinsam. Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, hat danach einen schlecht digitalisierten Prozess.

Vorgehen

Prozessmanagement in vier Varianten

Prozessworkshop

Schnell, fokussiert, abteilungsübergreifend. Der Kern von jedem Projekt im Prozessmanagement, oft auch allein eingesetzt, um bekannte Probleme zügig zu lösen. Die Methode hat sich in hunderten Anwendungen bewährt.

5-Punkte-Plan

Die Wahl für den Mittelstand: Prozesse definieren, verbessern und einen Prozess-KVP mit Prozessverantwortlichen und Kennzahlen einführen.

Roadmap Office 4.0

Ergänzt die Prozessarbeit um eine Aufnahme der IT-Landschaft. In Strategie-Workshops entstehen Entwicklungsrichtungen, die Prozessworkshops anschließend ausarbeiten.

Transformationsprogramm

Für große Unternehmen: Transparenz und Ziele, strukturierte Projektarbeit bis zur Reorganisation, etwa mit segmentierten Order Centern, und ein Lean Office System für die Zeit danach.

Ergebnisse

Was Prozessmanagement für Kunden und Team bringt

Prozessmanagement bringt harte Kennzahlen: mehr Produktivität, kürzere Durchlaufzeiten, verlässliche Termine ohne interne Feuerwehreinsätze. In vielen Projekten waren die externen Effekte noch wichtiger. Kürzere Lieferzeiten und beherrschte Komplexität nehmen Kunden wahr und honorieren sie mit Aufträgen und geringerer Preissensibilität. Dazu kommt ein ruhigerer Arbeitsalltag, der sich messbar in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zeigt.

Passend dazu: Arbeitsvorbereitung, Supply Chain, Planung und Steuerung, die Schulung Lean Office und die Schulung Microsoft 365 prozessorientiert.

über 20 %mehr Produktivität im Office, in einzelnen Bereichen über 50 %

−30 %Durchlaufzeit von Büroprozessen im Mittel

bis −75 %Durchlaufzeit bei konsequenter Prozessarbeit

Aus unseren Projekten

Sechs Beispiele aus dem Prozessmanagement

Prozess-KVP beim Möbelhersteller

Prozessworkshops deckten hohe Anteile Verschwendung auf. Geschulte Prozessverantwortliche arbeiten mit Kennzahlen und KVP-Teams weiter. Die Produktivität stieg zweistellig (700 Beschäftigte).

Auftragsabwicklung im Blechbereich

Prozessworkshop, Kundenprojektmanagement, Angebotsverwaltung und Kalkulation neu geordnet. Verlässliche Termine wurden zum Wettbewerbsvorteil und zur Basis für Umsatz- und Margenwachstum (340 Beschäftigte).

Controlling ohne Excel

Die Datenerfassung für Monats-, Quartals- und Jahresberichte eines Hightech-Konzerns wurde auf das Nötige reduziert und per App gelöst. Der Aufwand sank um mehr als 40 Prozent.

Order Center mit digitalen Helfern

Ein segmentiertes Order Center mit RPA und Document Capture schuf einen durchgängigen Ablauf vom Angebot bis zum Fertigungsauftrag. Der manuelle Aufwand sank um mehr als die Hälfte (5.300 Beschäftigte).

Reklamationen am nächsten Werktag

Ablauf und Organisation der Kundenreklamationen neu gestaltet, Excel durch automatisierte Lösungen ersetzt. Ziel erreicht: Antwort zu 100 Prozent am nächsten Werktag, Aufwand von 3 auf 2 Vollzeitstellen.

Office 4.0 im Maschinenbau

Tablets im Außendienst, Transportplanung per IT-Tool, Document Capture bei der Auftragserfassung und eine Kapazitätssimulation für belastbare Lieferzeitzusagen (2.000 Beschäftigte).

360-Grad-Check

Wo Ihre Aufträge zwischen den Abteilungen warten, zeigt ein Tag vor Ort

Der 360-Grad-Check ist kostenfrei und unverbindlich. Danach wissen Sie, wo das größte Potenzial liegt, schriftlich und nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Was uns zum Prozessmanagement gefragt wird

Wo fangen wir an?

Beim Prozess, der am meisten weh tut, meist der Auftragsabwicklung. Ein abteilungsübergreifender Prozessworkshop zeigt schnell, wo die Zeit verloren geht, und ist der Einstieg ins Prozessmanagement.

Wer sitzt im Prozessworkshop?

Mitarbeitende aus allen beteiligten Bereichen. Sie kennen die echten Abläufe, die oft von den dokumentierten Soll-Prozessen abweichen.

Brauchen wir dafür neue Software?

Nicht als Erstes. Zuerst wird der Ablauf verbessert. Wo sich danach Digitalisierung rechnet, wählen wir mit Ihnen passende Werkzeuge aus.

Wie bleibt die Verbesserung erhalten?

Mit Prozessverantwortlichen, Prozesskennzahlen, KVP-Teams und einem Shopfloor Management für das Office.

Wie unterscheidet sich Prozessmanagement von Lean Office?

Lean Office verbessert einzelne Bereiche und Arbeitsplätze. Prozessmanagement verbindet sie über den ganzen Auftrag. In der Praxis gehört beides zusammen.

Passende Begriffe aus dem OPEX Lexikon

Kontakt aufnehmen

Sprechen wir über Ihr Prozessmanagement

Ein Anruf reicht, um herauszufinden, ob wir zueinander passen. Sie schildern uns, woran es gerade hakt, wir sagen Ihnen offen, ob wir dafür die Richtigen sind. Wenn ja, schlagen wir einen ersten Schritt vor. Wenn nein, sagen wir Ihnen auch das.

Telefon+49 (0) 89 230323-25
E-Mailinfo@leonardo-group.com
Ihr AnsprechpartnerOliver Ballhausen, Geschäftsführender Gesellschafter
AdressenLeopoldstr. 8 bis 10, 80802 München
Rudolf-Diesel-Ring 4a, 82266 Inning am Ammersee
Route nach München planen

Anfrage zum Prozessmanagement

Zwei Sätze zur Ausgangslage genügen. Sie bekommen innerhalb eines Arbeitstages eine persönliche Antwort.