Lösungen für administrative Bereiche
Lean Office vom Angebot bis zur Rechnung
Lösungskompetenz
Lean Office Beratung für Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Einkauf
Lean Office Beratung beginnt mit dem Weg des Auftrags. Makigami macht sichtbar, wo er wartet und warum. Danach geht es um Standards, die auch einen Personalwechsel überstehen, und um Abläufe, die in Microsoft 365 hinterlegt sind. Ihre Fachleute qualifizieren wir in der Lean Office Schulung.
Unsere Lösungen
Was wir für administrative Bereiche tun
01
Makigami-Workshops mit Umsetzungsunterstützung
Der Auftrag wird über alle Abteilungen aufgezeichnet, Bearbeitungszeit und Liegezeit getrennt. Danach sind Schnittstellen und Verschwendung sichtbar, und wir begleiten den Umbau.
02
Makigami und Microsoft 365
Der abgestimmte Ablauf wird aufgeschrieben und im Werkzeug hinterlegt. So bleibt er erhalten, auch wenn jemand im Urlaub ist.
03
Standardisierte Prozesse
Der beste bekannte Weg wird beschrieben, eingeführt und regelmäßig überprüft. Der Standard gehört dem Bereich, der ihn weiterentwickelt.
04
Organisationsentwicklung mit Lean-Werkzeugen
Aufgaben, Rollen und Entscheidungswege werden am Wertstrom ausgerichtet. Die Verantwortung liegt dort, wo die Arbeit passiert.
05
Lean Office in jeder Abteilung
Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Supply Chain, Entwicklung und Prozessmanagement: Jede Abteilung hat ihre eigenen Hebel, und an den Schnittstellen entsteht der größte Teil der Verschwendung.
360-Grad-Check
Wo Ihre Aufträge zwischen den Abteilungen liegen bleiben, zeigt ein Tag vor Ort
Der 360-Grad-Check ist kostenfrei und unverbindlich. Danach wissen Sie, wo das größte Potenzial liegt, schriftlich und nachvollziehbar.
Lean Office in den Abteilungen
Wo Lean Office in der Verwaltung ansetzt
Im Büro verbringt ein Auftrag die meiste Zeit mit Warten, vor allem dort, wo er von einer Abteilung zur nächsten geht. Jede Abteilung hat dabei ihre eigenen Hebel.
Aus der Praxis zu Einkauf und Versorgung: Risikomanagement in der Beschaffung, Fehlteilanalyse und Fehlteilreduktion, Versorgungssicherheit und Engpässe und Absicherung von Output und Teileversorgung.
bis 95 %der Durchlaufzeit eines Büroprozesses sind Liege- und Wartezeit
75 %der Verschwendung im Office entstehen an Schnittstellen
rund 8 %weniger Materialaufwand durch den Einkauf, je nach Lage 4 bis 17 %
Vertrieb
Ein großer Teil der Vertriebszeit geht in interne Arbeit, die dem Kunden nichts bringt. Wir ordnen Angebotsprozess, Preislogik und Pflege der Kundendaten, auf Wunsch bis zu einem Anreizsystem, das sich am Deckungsbeitrag orientiert.
Arbeitsvorbereitung
Die Arbeitsvorbereitung entscheidet über Bestände, Lieferzeit, Termintreue und über die Qualität der Stammdaten, auf denen jede Digitalisierung aufsetzt. Wir entwickeln sie zum internen Produktivitätsmanager der Fertigung. Grundlage ist eine Aufnahme der tatsächlichen Tätigkeiten, oft mit einer Selbsterfassung über rund zwei Wochen.
Einkauf
Im Schnitt beeinflusst der Einkauf die Hälfte bis zwei Drittel der Kosten eines produzierenden Unternehmens. Trotzdem geht ein großer Teil seiner Kapazität, in Praxisfällen über 80 Prozent, in das Nachlaufen von Abweichungen. Wir stellen Transparenz her, entwickeln Materialgruppenstrategien und Lieferantenmanagement und bauen Lieferketten, die auch eine Krise aushalten. Die Einsparungen liegen bei etwa 8 Prozent des Materialaufwands, je nach Ausgangslage zwischen 4 und 17 Prozent.
Mehr zu Einkauf und Lieferantenmanagement
Supply Chain Management
Schwächen in Planung und Steuerung kosten die Produktion bis zu 20 Prozent Produktivität. Wir arbeiten an Fehlteilen, Beständen und Lieferterminen, an einer Planung, die vollständig im ERP läuft, an C-Teile-Management und Lieferantenanbindung, neutral und unabhängig vom Systemhersteller. In einem Projekt stieg die Liefertermintreue in vier Monaten von unter 50 auf über 90 Prozent, in einem anderen der Bestandsumschlag von 3 auf 10.
Mehr zum Supply Chain Management
Entwicklung und Konstruktion
In der Entwicklung geht viel Zeit in Nebenaufgaben, Varianten und Abstimmung. Nach einem kurzen Audit legen wir Leitplanken und Meilensteine fest und setzen mit dem Team um, auf Wunsch mit einem Projektbüro. In unseren Projekten stieg die Effizienz der Entwicklung um 25 Prozent, die Termintreue auf über 95 Prozent.
Prozessmanagement
In unseren Projekten sanken die Durchlaufzeiten im Büro im Mittel um 30 Prozent, in einzelnen Prozessen um bis zu 75 Prozent, sobald die Arbeit am Prozess ausgerichtet war. Wir beginnen mit einem Prozessworkshop und führen je nach Größe mit einem Fünf-Punkte-Plan oder einem Programm in drei Phasen weiter.
Die Situation dahinter
Woran Sie erkennen, dass es Sie betrifft
Die Sätze, die wir aus Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Einkauf hören, und woran es meistens liegt, stehen unter Ihre Herausforderung: Administrative Bereiche. Was Makigami genau ist, erklärt das OPEX Lexikon.
Häufige Fragen
Was uns zu administrativen Prozessen gefragt wird
Was ist Makigami und warum nicht einfach ein Flussdiagramm?
Makigami kommt aus dem Lean Office und erfasst neben dem Ablauf auch Bearbeitungs- und Liegezeiten sowie die Information, die an jeder Station entsteht oder fehlt. Ein Flussdiagramm zeigt die Reihenfolge, Makigami zeigt zusätzlich, wo die Zeit bleibt.
Funktioniert Lean im Büro überhaupt? Unsere Arbeit ist nicht getaktet.
Getaktet ist sie nicht, wiederkehrend aber schon. Angebotserstellung, Auftragsanlage, Reklamationsbearbeitung und Beschaffung laufen jeden Tag nach ähnlichem Muster. Genau dort wirken die Methoden.
Wie lange dauert ein Makigami-Workshop?
Die Aufnahme dauert in der Regel ein bis zwei Tage mit Beteiligten aus allen berührten Abteilungen. Die Umsetzung der Maßnahmen zieht sich je nach Umfang über einige Wochen bis Monate.
Brauchen wir dafür neue Software?
Meist nicht. In den allermeisten Fällen reicht das, was schon vorhanden ist, besonders Microsoft 365. Neue Werkzeuge empfehlen wir erst, wenn der Prozess steht.
Fürchten Mitarbeitende nicht, dass es um Stellenabbau geht?
Diese Sorge kommt fast immer auf und gehört offen angesprochen. In unseren Projekten geht es darum, Kapazität für die Arbeit zu gewinnen, die liegen bleibt. Wie Ihr Unternehmen mit gewonnener Zeit umgeht, klären Sie vorher und sagen es auch so.
Aus der Praxis
Komax: vom Denken in Abteilungen zum Denken im Ablauf
Bei Komax in Grafenau sollte Lean im ganzen Haus greifen, in Produktion, Vertrieb, Engineering und Service. Ein Makigami-Workshop nahm die Abläufe im Büro auseinander. Alle Mitarbeitenden wurden geschult, einschließlich Lean Office.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihre Abläufe
Ein Anruf reicht, um herauszufinden, ob wir zueinander passen. Sie schildern uns, woran es gerade hakt, wir sagen Ihnen offen, ob wir dafür die Richtigen sind. Wenn ja, schlagen wir einen ersten Schritt vor. Wenn nein, sagen wir Ihnen auch das.
- Telefon+49 (0) 89 230323-25
- E-Mailinfo@leonardo-group.com
- Ihr AnsprechpartnerOliver Ballhausen, Geschäftsführender Gesellschafter
- AdressenLeopoldstr. 8 bis 10, 80802 München
Rudolf-Diesel-Ring 4a, 82266 Inning am Ammersee
Route nach München planen
Anfrage zu Lean Office
Zwei Sätze zur Ausgangslage genügen. Sie bekommen innerhalb eines Arbeitstages eine persönliche Antwort.